1. Polityka prywatności
Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz ochrony prywatności użytkowników strony internetowej https://novarivastel.com, prowadzonej przez agencję eventową Nova Riva Stel, wyspecjalizowaną w organizacji luksusowych, tematycznych wydarzeń biznesowych i prywatnych na terenie całej Polski.
Polityka prywatności ma na celu zapewnienie przejrzystości informacji oraz spełnienie obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych.
Dokument obejmuje zasady gromadzenia i przetwarzania danych m.in. w związku z:
- korzystaniem ze strony internetowej i jej funkcjonalności (np. formularzy kontaktowych, zapytań o ofertę),
- obsługą rezerwacji, zapytań dotyczących organizacji eventów oraz przygotowaniem ofert,
- realizacją umów dotyczących kompleksowej organizacji wydarzeń tematycznych,
- komunikacją marketingową i informacyjną za zgodą użytkownika.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Nova Riva Stel – luksusowa agencja eventowa specjalizująca się w projektowaniu i realizacji eleganckich eventów tematycznych na terenie całej Polski (dalej: „Administrator” lub „Agencja”).
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:
- formularza kontaktowego dostępnego na stronie: /contact-us/,
- adresu e-mail: [email protected],
- korespondencji tradycyjnej na adres siedziby Administratora (jeżeli został podany w innych dokumentach serwisu lub umowie),
- telefonicznie – zgodnie z danymi kontaktowymi przedstawionymi w zakładce Kontakt.
Administrator może wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD). W przypadku powołania IOD odpowiednia informacja, wraz z danymi kontaktowymi, zostanie opublikowana na stronie internetowej.
3. Zakres przetwarzanych danych
Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od sposobu korzystania ze strony, rodzaju świadczonych usług oraz stopnia zaawansowania współpracy przy organizacji eventu. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:
Dane przekazywane za pośrednictwem formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwa firmy oraz stanowisko służbowe (w przypadku zapytań biznesowych),
- miasto lub lokalizacja planowanego wydarzenia,
- przybliżona liczba gości,
- preferowana data, charakter wydarzenia oraz dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie w treści wiadomości.
Dane przetwarzane w trakcie organizacji wydarzeń
- dane identyfikacyjne i kontaktowe osób odpowiedzialnych po stronie klienta za współpracę z Agencją,
- dane potrzebne do przygotowania i realizacji umowy (np. dane do faktury, korespondencyjne dane adresowe),
- informacje organizacyjne niezbędne do zaplanowania przebiegu wydarzenia (np. specyfikacja miejsca, preferencje aranżacyjne, lista usług dodatkowych takich jak dekoracje, catering, obsługa barmańska, oprawa muzyczna),
- ewentualne dane osób biorących udział w wydarzeniu w zakresie uzgodnionym z klientem i wynikającym z charakteru usługi (np. lista uczestników, informacje logistyczne), przy czym Agencja dąży do minimalizacji zakresu tych danych.
Dane gromadzone automatycznie podczas korzystania ze strony
- adres IP urządzenia,
- typ i wersja przeglądarki, język interfejsu,
- rodzaj systemu operacyjnego,
- odwołujące i docelowe adresy URL,
- data i czas odwiedzin, czas spędzony na stronie,
- dane dotyczące aktywności na stronie (np. kliknięcia, przewijanie, podstrony odwiedzane w serwisie),
- ogólne dane geolokalizacyjne (np. kraj lub miasto),
- informacje związane z plikami cookies i podobnymi technologiami opisanymi w pkt 7.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności strony (np. odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, zawarcie i realizacja umowy).
4. Cel i podstawa przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach, na podstawie wskazanych podstaw prawnych i przez okres niezbędny do ich realizacji:
4.1. Udzielanie odpowiedzi na zapytania oraz prowadzenie korespondencji
- Cel: obsługa formularzy kontaktowych, zapytań ofertowych, rezerwacji terminów oraz bieżącej korespondencji z użytkownikami i klientami.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze zapytań).
- Okres przechowywania: przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
4.2. Zawarcie i realizacja umów dotyczących organizacji wydarzeń
- Cel: przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy z klientem, w tym kompleksowa organizacja wydarzeń tematycznych, rozliczenia finansowe, obsługa reklamacji i zgłoszeń.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy).
- Okres przechowywania: przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
4.3. Marketing własnych usług oraz komunikacja wizerunkowa
- Cel: prezentacja oferty luksusowych eventów, przesyłanie treści marketingowych i inspiracji eventowych, informowanie o nowościach, publikacja referencji i materiałów z wydarzeń (w tym w ramach zgód wyrażonych przez klientów i uczestników).
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą – np. na otrzymywanie newslettera) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnych usług).
- Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania faktu rozliczenia zgody.
4.4. Prowadzenie analityki i statystyk korzystania ze strony
- Cel: analiza ruchu na stronie, optymalizacja treści, poprawa użyteczności serwisu oraz bezpieczeństwa technicznego.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwijaniu i dopasowaniu serwisu do potrzeb użytkowników); w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy dotyczące plików cookies – zgoda użytkownika.
- Okres przechowywania: przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych, z uwzględnieniem okresów retencji stosowanych przez dostawców narzędzi analitycznych.
4.5. Wypełnienie obowiązków prawnych
- Cel: przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. udzielanie odpowiedzi organom publicznym).
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).
- Okres przechowywania: przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.
4.6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
- Cel: dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, prowadzenie korespondencji spornych.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw).
- Okres przechowywania: do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z odpowiednich przepisów.
5. Odbiorcy danych
W związku z realizacją opisanych powyżej celów dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- partnerzy technologiczni – dostawcy usług hostingowych, serwerów, rozwiązań chmurowych, narzędzi analitycznych oraz systemów do wysyłki komunikacji elektronicznej,
- podwykonawcy i dostawcy usług eventowych – w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia, np. firmy dekoracyjne, wypożyczalnie mebli i wyposażenia, dostawcy nagłośnienia i oświetlenia, obsługa barmańska, catering, fotografowie, realizatorzy wideo, muzycy i artyści, obsługa eventowa,
- doradcy prawni, podatkowi i księgowi – w zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania obowiązków przez Administratora,
- podmioty świadczące usługi płatnicze i bankowe – w przypadku rozliczeń finansowych prowadzonych w formie bezgotówkowej,
- organy publiczne – jeśli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub prawomocnych decyzji/żądań właściwych organów.
Wszyscy podwykonawcy, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych, zobowiązani są do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Współpraca opiera się na stosownych umowach powierzenia przetwarzania danych, o ile wymagają tego przepisy prawa.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:
- prawo dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, a jeśli tak, także dostępu do nich oraz informacji o przetwarzaniu,
- prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO,
- prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach wskazanych w przepisach,
- prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ich przesłania innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
- prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym w szczególności wobec przetwarzania danych w celach marketingowych,
- prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
- prawo wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje.
W celu realizacji swoich praw osoby, których dane dotyczą, mogą skontaktować się z Administratorem w sposób opisany w pkt 11 niniejszej polityki. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi.
8. Bezpieczeństwo danych
Administrator przykłada szczególną wagę do zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyk związanych z ich przetwarzaniem, w tym w szczególności:
- stosowanie protokołu szyfrowania połączenia (SSL/TLS) przy korzystaniu ze strony internetowej,
- kontrola dostępu do systemów informatycznych oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
- regularne aktualizacje oprogramowania i wykorzystywanych systemów,
- stosowanie procedur tworzenia kopii zapasowych,
- stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi, które spełniają wymogi RODO,
- szkolenia osób zaangażowanych w procesy przetwarzania danych w zakresie bezpieczeństwa informacji i poufności.
Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnej ochrony przed wszystkimi zagrożeniami. Administrator podejmuje jednak działania minimalizujące ryzyko naruszeń oraz niezwłocznie reaguje na potencjalne incydenty związane z ochroną danych.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku korzystania z rozwiązań lub usług dostawców mających siedzibę poza EOG (np. dostawców narzędzi analitycznych, usług chmurowych lub systemów komunikacji elektronicznej) dane mogą być przekazywane do państw trzecich.
W takim przypadku Administrator zapewnia, że przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne, w szczególności:
- decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
- standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, lub
- inne przewidziane w RODO instrumenty zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
Użytkownik może zażądać dodatkowych informacji dotyczących stosowanych zabezpieczeń związanych z przekazywaniem danych poza EOG, kontaktując się z Administratorem w sposób opisany w pkt 11.
10. Zmiany w polityce prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub usług świadczonych drogą elektroniczną,
- wdrażania nowych funkcjonalności strony internetowej lub zmian technologicznych,
- modyfikacji sposobu lub zakresu przetwarzania danych osobowych.
O istotnych zmianach w polityce prywatności użytkownicy mogą zostać poinformowani poprzez odpowiedni komunikat na stronie internetowej lub drogą korespondencji elektronicznej (jeśli jest to uzasadnione charakterem relacji i posiadanymi danymi kontaktowymi).
Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://novarivastel.com/privacy-policy/, wraz z informacją o dacie ostatniej modyfikacji dokumentu.
11. Dane kontaktowe w sprawach prywatności
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kierować do Administratora za pośrednictwem:
- formularza kontaktowego: dostępnego w zakładce Kontakt,
- adresu e-mail dedykowanego sprawom prywatności: [email protected],
- danych kontaktowych wskazanych na stronie głównej oraz w zakładce Kontakt, obejmujących aktualne informacje teleadresowe Agencji.
W treści zgłoszenia warto w sposób możliwie precyzyjny opisać swoje żądanie lub pytanie, co pozwoli na szybsze i bardziej efektywne udzielenie odpowiedzi. Administrator dokłada starań, aby odpowiadać na zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminach określonych w RODO.
12. Postanowienia końcowe
Korzystanie ze strony internetowej https://novarivastel.com oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej polityce prywatności, w tym zasad dotyczących stosowania plików cookies oraz pozostałych technologii śledzących opisanych w odpowiednich dokumentach serwisu.
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa danych dostępowych do swoich urządzeń i skrzynek pocztowych, a także za stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych (np. aktualizacja oprogramowania, korzystanie z haseł o wysokim poziomie złożoności, niewchodzenie w podejrzane linki), które ograniczają ryzyko nieuprawnionego dostępu do informacji.
Postanowienia niniejszej polityki prywatności uzupełniają, a nie zastępują, pozostałe regulaminy i dokumenty prawne dostępne na stronie, w szczególności Regulamin serwisu oraz Politykę plików cookies. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa.